Finance & HR Manager (m/w/d)

WAIYS ist ein norwegisch-deutsches AI-SaaS-Unternehmen, das fortschrittliche künstliche Intelligenz für die Immobilienbranche praxistauglich macht. Wir starten gerade in eine spannende Scale-up-Phase und suchen eine:n Finance & HR Manager:in mit Hands-on-Mentalität, die unsere zentralen Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozesse in beiden Ländern zuverlässig am Laufen hält.Wir suchen eine erfahrene, strukturierte und pragmatische Person, die gerne die Verantwortung für die tägliche Finanz- und Personaladministration in einem schnell wachsenden internationalen Unternehmen übernimmt.Deine Mission: Du sorgst dafür, dass unsere Finanz- und HR-Prozesse in Deutschland und Norwegen korrekt, rechtskonform, gut organisiert und verlässlich geführt werden, mit sauberen Schnittstellen zu unseren externen Buchhaltungs- und Steuerberater:innen.In dieser Rolle arbeitest du eng mit dem CFO, dem Management-Team, unseren Mitarbeitenden und externen Berater:innen in Deutschland und Norwegen zusammen. Du verbindest die operative Buchhaltungsvorbereitung mit Lohnabrechnung und Personaladministration, Einkauf und allgemeiner Unternehmensverwaltung.Die Rolle ist als Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden angelegt. Wenn du zusätzliche Kompetenzen mitbringst, die über die Kernrolle hinaus Mehrwert schaffen, ist auch eine Vollzeitstelle möglich. Das können zum Beispiel Software-Pricing-Management, die Gestaltung von Kontenplänen für internationale SaaS-Strukturen, Compliance und Governance oder CFO-Erfahrung in Norwegen oder Deutschland sein.Deine AufgabenFinanzen & BuchhaltungDu bereitest die laufende Buchhaltung der deutschen Gesellschaft nach HGB vor und übergibst vollständige, saubere Unterlagen an unsere SteuerberatungDu betreust und bereitest Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bankbuchungen, Spesenbelege, Abstimmungen sowie die Unterlagen für Monats- und Jahresabschlüsse vorDu bereitest die Buchhaltung und Finanzadministration unserer norwegischen Gesellschaft vor und stimmst dich eng mit dem CEO sowie unseren norwegischen Buchhaltungs- und Beratungspartnern abHR & LohnabrechnungDu verantwortest die Personaladministration für Mitarbeitende in Deutschland und Norwegen, darunter Verträge, Personalakten, Onboarding, Offboarding, Abwesenheiten und weitere Dokumentation entlang des Employee LifecycleDu führst die monatliche deutsche Lohn- und Gehaltsabrechnung in Personio durch, pflegst abrechnungsrelevante Stammdaten und stellst sicher, dass alle Eingaben vollständig, korrekt und aktuell sindDu prüfst die Abrechnungsergebnisse, kümmerst dich um abrechnungsbezogene Rückfragen und bist interne Ansprechperson für administrative HR- und Payroll-Themen; bei Bedarf stimmst du dich mit Behörden und externen Berater:innen abDu sorgst für eine klare und verlässliche HR-Dokumentation und entwickelst praxisnahe HR-Prozesse mit dem Wachstum des Unternehmens weiterAdministration, Einkauf & Office OperationsDu unterstützt die allgemeine Unternehmensverwaltung, das Dokumentenmanagement, die Koordination von Dienstleistern und wiederkehrende operative AufgabenDu koordinierst Einkauf und Beschaffung, einschließlich Bestellungen, Lieferantenkommunikation, Dokumentation und RechnungsnachverfolgungDu unterstützt die Verwaltung von Verträgen und Abonnements und trägst dazu bei, interne Verwaltungsprozesse strukturiert und transparent zu haltenLänderübergreifende Zusammenarbeit & VerantwortungDu arbeitest eigenständig für unsere deutsche GmbH und unsere norwegische AS und hältst Finanz-, HR- und Verwaltungsthemen zwischen beiden Gesellschaften abgestimmtDu arbeitest eng mit dem CFO, dem Management-Team sowie externen Buchhalter:innen, Steuerberater:innen und weiteren relevanten Partnern zusammenDu erkennst Lücken, verbesserst Routinen und übernimmst Verantwortung dafür, wiederkehrende Prozesse einfacher, verlässlicher und skalierbar zu gestaltenDas bringst du mitMehrjährige praktische Erfahrung in der Buchhaltung, Finanzadministration oder einer vergleichbaren Rolle im RechnungswesenFundierte Kenntnisse der deutschen Buchhaltung und der HGB-Anforderungen sowie die Fähigkeit, die Buchhaltung eigenständig für die Steuerberatung vorzubereitenPraktische Kenntnisse in der deutschen Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit genug Erfahrung, um Abrechnungsprozesse in einem digitalen Payroll-System sicher zu steuern und zu prüfenEine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem VerantwortungsbewusstseinSicherheit darin, eigenständig zu arbeiten und dich gleichzeitig eng mit externen Berater:innen und internen Stakeholdern abzustimmenFreude an thematischer Vielfalt, von Buchhaltung und Lohnabrechnung bis hin zu HR, Einkauf und AdministrationAusgeprägte digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Buchhaltungs-, HR- und Office-Software sowie TabellenkalkulationVerhandlungssichere Deutsch- und EnglischkenntnisseEine pragmatische Denkweise und die Bereitschaft, Prozesse in einem wachsenden Unternehmen aufzubauen und zu verbessernEin großes Plus:Erfahrung mit norwegischer Buchhaltung, Lohnabrechnung oder PersonaladministrationErfahrung in einem Startup, Scale-up oder einem anderen dynamischen internationalen UmfeldErfahrung mit Personio Payroll oder einem anderen digitalen Payroll-SystemErfahrung im Einkauf oder in der allgemeinen kaufmännischen VerwaltungWas dich bei WAIYS erwartetWir sind ein unabhängiges Startup mit viel Raum, um zu wachsen, aufzubauen und von Grund auf mitzugestalten. Du arbeitest in einem internationalen Team, in dem Klarheit, Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und praktische Lösungen zählen.Was wir dir bietenEine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle im Zentrum unserer deutsch-norwegischen UnternehmensprozesseEnge Zusammenarbeit mit dem CFO, dem Management-Team und externen Finanz- und Steuerberater:innen in Norwegen und DeutschlandEine Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden und flexibel gestaltbaren ArbeitszeitenDie Möglichkeit, die Rolle auf Vollzeit auszubauen, wenn du zusätzliche Kompetenzen mitbringst und weitere Verantwortung übernehmen möchtestViel Gestaltungsfreiraum, um Finanz-, HR- und Verwaltungsprozesse zu verbessern und sie fit für unser Wachstum zu machenHybrides/Remote-Arbeiten innerhalb Norwegens oder Deutschlands; wenn du in Dresden lebst, kannst du auch in unserem Büro vor Ort arbeitenEin internationales Team, das an praxisnaher KI für die Immobilienbranche arbeitetWAIYS – Simplify AI for Real EstateFind Jobs in Germany on Arbeitnow